Moeilijk gesprek? Tip 1: bereid je voor!

Moeilijk gesprek? Tip 1: bereid je voor!

Hoe voer je een lastig gesprek zonder in een welles-nietes spelletje te belanden? Tip 1 Bereid je gesprek voor. Bepaal je doelen zodat je het gesprek terug in goede banen kan leiden, moest het toch mislopen.

 

Eén reden waarom we moeilijke gesprekken op de lange baan schuiven is uit schrik om de controle over het gesprek te verliezen. Dat gebeurt als de ander iets zegt of doet dat je van de kern van het gesprek afleidt. Voor je het weet, belandt je in een welles-nietesspelletje en dan kan het lastig worden.

"Wat doe je om de regie te houden over dergelijk gesprek?

Bereid je gesprek voor! Dat doe door je doelen te bepalen: het primair en secundair doel van het gesprek.

Bijvoorbeeld: je hebt een medewerkster, Ann, die geweldig is in haar job maar de vervelende gewoonte heeft van haar projecten één of twee dagen te laat in te dienen. Je beslist om haar hierover aan te spreken. Het primaire doel van dit gesprek is om het belang van de deadlines halen duidelijk te maken. Jouw secundaire doel is begrijpen waarom ze telkens te laat is.

 

Verschillende scenario’s

 

Terwijl je voorbereidt, is het nuttig om je in te beelden hoe Ann mogelijk zal reageren. Verschillende scenario’s zijn mogelijk: “Zo erg is dat toch niet, mijn werk is toch goed.“ of “Mijn vroegere baas had daar geen probleem mee.” Of “Jij bent een controlefreak en ik ben niet de enige die dat zegt.

Hoe ga je daarmee om? Simpel: je zet het gesprek terug op de rails door An erkenning te geven voor haar mening. De beste manier om dat te doen is door herhalen in jouw woorden wat ze zei en te herfocussen. Je leidt het gesprek terug naar het eigenlijke onderwerp door het doel van het gesprek te herhalen. Stel dat in het voorgaande voorbeeld An antwoordt “Ik vind het vervelend dat jij muggenzift over ‘dé deadline’”, kan je antwoorden: “An, het kan zijn dat jij één dag te laat muggenzifterij vindt. Nu, het gesprek gaat over jou en project X dat op 20 augustus afgerond had moeten zijn. Ik bespreek graag samen met jou hoe ik je kan helpen om je deadlines te halen bij toekomstige projecten.” Je maakt een bruggetje naar de bespreking van het secundaire doel: het waarom van het gedrag. Zo kan je samen oplossingen bespreken.

 

Visualiseer je gesprek

 

Nog een voorbeeld. Stel dat een collega sarcastische opmerkingen maakt over jouw werk tijdens vergaderingen. Ook al bedoelt hij het als een grapje, je vindt dat het jouw geloofwaardigheid ondermijnt. Doel van dit gesprek is: je collega doen stoppen met sarcastische opmerkingen. Het secundaire doel is begrijpen waarom hij dit doet. Tijdens de voorbereiding visualiseer je het gesprek dat je zal voeren en overloop je enkele mogelijke scenario’s. Zegt hij “het is toch maar een grapje?”, kan je antwoorden “Ik wil gerust begrijpen dat jij dit als een grapje bedoelt, alleen voel ik me voor schut gezet. Daarom wil ik je vragen hiermee te stoppen.” Kans is reëel dat hij vervolgt met “Ik vind wel dat jij hier overdreven op reageert,” en dan pas je opnieuw het zelfde trucje toe. “Misschien dat ik overdrijf en dat anderen wel met dergelijke grapjes kunnen lachen. Ik vraag je om hiermee te stoppen.

Belangrijk hierbij is dat je dit doet op een neutrale manier dus zonder je stem te verheffen of de andere neer te bliksemen met je blik.

Conclusie: heb je een lastig gesprek in het verschiet, bereid jezelf voor en bepaal je doelen. Denk na over mogelijke reacties waardoor het gesprek zou kunnen ontsporen en hoe je het gesprek terug op de rails zet. Als het doel van het gesprek helder is, is de kans op een succesvolle afloop des te groter.

 

In een volgende bijdrage leggen we uit waarom gesprekken kunnen escaleren en wat je kan doen om het te voorkomen.

 

Wil jij vaardig worden in het voorkomen en/of beheersen van lastige gesprekken, contacteer ilse@balkklein of neem deel aan één van onze demosessies. Meer info vind je hier.

 

No Comments

Post A Comment